タスク管理

メモの魔力を使い倒せ!アナログなツールを使ってタスク管理を行う方法とは?メリット・デメリットも紹介

普段あなたはどのようなタスク管理ツールを使っていますか?

私は、普段オンラインで管理できるタスク管理ツールを使うことが多いです。いわゆるデジタル派ですね。
少し前に、電車の中でサラリーマンの方が、手帳でタスク管理をしている姿を見かけました。スマホなどの浸透によりデジタルでタスク管理を行うことが主流になってきた今でも、手帳などのアナログなツールを使ってタスク管理を行う人も意外と多くいるようです。

以前、DuoWorks読者の方から「手帳などのアナログなタスク管理について紹介してほしい」とのご意見を頂いたということもあり、今回は、アナログなツールを用いたタスク管理の方法について簡単にご紹介したいと思います。

タスク管理の仕方は千差万別、十人十色

タスク管理には様々な方法があります。例えば、メモ。SHOWROOMの社長である前田裕二さんの著書『メモの魔力』 の影響で「メモ」が一気にスポットライトを浴びました。ほかにも、手帳やノート、さらには、自分の頭の中でタスクを整理しているという人もいるかもしれません。このようにタスク管理の方法は千差万別、十人十色です。そのため、それぞれが自分に合ったタスク管理を行うことがベストであり、一概に良い悪いを判断することはできません。自分にあったタスク管理手法を見つけるためには、いろいろなタスク管理の方法を試してみることが一番の近道です。

アナログなツールを使ったタスク管理のメリット&デメリット

ここからは、アナログなタスク管理の方法について詳しく見ていきます。
まず、アナログなタスク管理ツールとしては、手帳、、ノート、A4用紙、ホワイトボード、ポストイット(付箋)などがあげられます。
これらのアナログなツールとデジタルなタスク管理ツールには、それぞれどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。

アナログなツールを使ったタスク管理

メリット

  • 図や絵などを自由に書ける
  • レイアウトを自由に決めることができる
  • 考えながら文字を書くことができる

デメリット

  • 常に持ち歩くのが大変
  • 消すことができないので汚くなる

デジタルなツールを使ったタスク管理

メリット

  • いつでも簡単にタスク管理することができる
  • 様々なデバイスで管理することができる

デメリット

  • 電源が切れてしまうと使えない
  • レイアウトが決まっているので自由度が低い

とこのように簡単にまとめました。

確かにデジタルなツールを使ってタスク管理を始める前は、自分も手帳を使って管理していましたが、図や絵などレイアウトを自由に決めることができたので、その点は非常に役に立ちました。ただあまり字をきれいに書くのは得意ではなかったため、書いていても読めないことや書いている内に手書きすることが面倒だと感じることが増え、デジタルのタスク管理ツールに移行したのも1つの要因になっています。

アナログなタスク管理ツール3選の紹介

さてここからは実際にタスク管理をすることのできるアナログなツールの紹介をしていきたいと思います。

手帳


手帳なら年齢や性別関係なく、持ち歩いている人が多いツールなのではないでしょうか。手帳でのタスク管理の方法は2種類に分かれます。1つめは、手帳の後ろのほうにある白紙を使って、todoリストを作って管理していく方法。もう1つは、タイムスケジュールの部分を利用してtodoリストを作って、何時までにこのタスクを処理するなど事細かに決める方法です。

紙といっても様々な方法があります。ノートを用いて手帳と同じように管理する方法、紙を小さく切って付箋と似たように思いついたタスクをひたすら書いて処理していく方法などがあるかと思います。紙については特に書くことはありませんが、todoリストを作るということはアナログでもデジタルでも必要なことなので、とりあえずtodoリストの作成をしてみましょう。

付箋(ポストイット)


付箋(ポストイット)は、タスク管理はもちろんのことアイデアを出す場でも使うことのできる優れたツールになっています。タスク管理の方法は、思いついたタスクをひたすら書きだします。あとは書きだしたものを優先順位をつけて1列に並べる人もいれば、ホワイトボードか何かに線を引いて、張り付けている人も多く見られます。自分の仕事場のデスクが広い、ホワイトボードがある人にはおススメすることができますが、デスクが狭い場合だといたるところに付箋が張り付けれているので、むしろ気になって集中できないという人も出てくるのではないでしょうか。

デジタルなツールを使ってタスク管理をすることを推す理由

ここまでアナログなツールを使ったタスク管理について簡単に紹介していきましたが、やはりデジタルなツールを使うことを自分はおススメしたいと思っています。「2019年おススメのタスク管理ツール・アプリを比較する【無料トライアルあり】」という記事でも紹介をしていますが、デジタルなツールを使って管理することは大変メリットがあると考えています。それにこれからの時代はますます電子化が進んでいきます。もしデジタルなツールを使ってタスク管理をしていれば、部下にタスクを振り分けたいときに1度文字に起こす手間も省くことができますし、書いていれば忘れません。無駄な時間を省いていくことで、仕事の効率化につなげることもできると考えています。すべては自分の頭や周囲にあるタスクを可視化して仕事の効率化をするためです。

まとめ

アナログなタスク管理について紹介を簡単にしていきましたが、今後は1つ1つに注目をしてタスク管理の方法について書いていこうと考えています。はじめの話に戻ってしまいますが、タスク管理の方法は無数です。その中からぜひ自分に合ったタスク管理ツールを見つけて仕事の効率化に努めていきましょう。

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