あなたはどのようにタスク管理を行なっていますか？ メモ帳・手帳・ツールなど人によってそれぞれのタスク管理方法と手段があるかと思います。とはいうものの、タスク管理が上手にできないという悩みも抱えている人も多いのではないでしょうか？ またツールを使って管理しようとしても、数が多すぎて選べないという人も多いと思います。
そこで今回は、2019年度におススメするタスク管理ができるツールやアプリについて、特徴をまとめてみました。この記事を読んで少しでもタスク管理が楽になったら幸いです。
目次
タスク管理とは？
「Googleで1番使いやすいタスク管理アプリ・ツールといえばGoogle ToDoリスト!」という記事でも簡単に確認をしていますが、タスク管理とは頭の中にある仕事をそれぞれタスク化して言語化することで忘れないようにするためのものです。
忘却曲線の話がとても有名ですが人間は基本的に忘れやすい生き物なので、このようにこの記事を読んでいる間にも思いついた仕事やことがらを忘れてしまっているかもしれません。
またタスクとして言語化していることで忘れないようにするだけではなく、タスクに順番付けをすることができます。どのタスクから処理をしていけばいいのかも明確化することができるため、作業の効率化・作業の進捗度も同時に図ることが出来ます。
このようにタスク管理をする意味というのは、ただ忘れないようにするだけはなく効率化・進捗の確認など様々な相乗効果を生むことができるので、今タスク管理をしていないという方はぜひこの機会に簡単なものからでもよいので取り組んでみてはいかがでしょうか？
タスク管理をツールで行なう目的とは？
さて簡単ではありましたがタスク管理の目的について確認することができたかと思います。次になぜタスク管理をツールで行なうのかみていきたいと思います。
タスク管理と一言で言っても、様々な方法があると冒頭でも述べました。たとえば手帳やツールなど、私の父はいらない紙を小さくして、ひたすらメモを殴り書きをしてタスク管理をしていたのがとても記憶に残っています。このようにタスク管理をする方法というのは人によって本当に様々です。しかし自分はタスク管理はツールやアプリを使って管理することをオススメしています。そこでタスク管理をアプリやツールを使うメリットについてみていきます。
オンラインでいつでもどこでも管理ができる
手帳や付箋などのようなアナログのもので管理する場合、まず自分の手元にない場合は使うことができない不便さがあります。また出したりしまったりと手間がかかります。
一方ツールやアプリの場合であればスマホを取り出してアプリさえ起動してしまえば、あとは入力するだけになるのでそこまで手間もかかりません。それに手帳や付箋のようになくすこともめったにありません。オンラインで使えることでいつでもどこでも管理できるのは最大の魅力です。
タスクを簡単に追加や削除ができる
タスクの追加に関しては、確かに手帳や付箋の場合も書き足せばいいので追加に関しては簡単にすることができます。ただタスクを削除する場合、二重線を引いたり修正液で消したりなど様々な方法がありますが、筆者のように「手帳を汚したくない！」とお思いの方もいらっしゃるかと思います。かといってカバンの中に付箋を毎日入れるわけにはいかないかと思います。そのようなことを考えるとやはりツールやアプリであればタスクを簡単に追加や削除ができるのがいい点ということができます。
タスクを並び替え出力することもできる
タスク管理をツールやアプリを使うとタスクの順位付けを行なうことができます。アナログな手法であれば横に1,2,3など数字を振る必要がありますが、ツールやアプリであれば多くがドラック＆ドロップすることで簡単に順番を入れ替えることができます！ また入力したタスクを別のツール(例えばエクセルなど)で出力することができるため、簡単に共有することもできます。
このようにツールやアプリを使って管理することで様々なメリットが生じます。思いつけばまだまだあるとは思いますが、ここら辺にして次に進みたいと思います。
ツールを導入する前に確認する5つのこと
ここまででタスク管理の目的、ツールやアプリを用いて管理する意味について理解してもらえたかと思えます。タスク管理ツールを紹介していく前に、どのような機能があったら良いかなどツールを導入する前に確認する5つのことについてお話をしていこうと思います。
だれが使っても使いやすいもの
タスク管理ツールだけではありませんが、基本的にツールを使う上で重要視しなくてはならないものは、だれが使ってもつかいやすいかどうかです。意外とわかっているようで忘れてしまうことが多く、個人的に使いやすいとか勧められたからと言ってツールを導入していることがありませんか？ 上司からタスク管理ツールを使って管理しろと言われても、使いづらいツールだったら自分はもちろん部下などだれもが使ってみようとは思いませんよね。そのためツールに関してはだれがつかっても使いやすいというのは絶対に押さえておきたい大前提になっています。
モバイルデバイスに対応しているか
タスク管理をするために毎度毎度パソコンを立ち上げてツールを開くのはとても面倒なのではないかと思います。もしモバイルデバイスに対応したツールであれば、スマホや携帯から簡単に操作することができるだけではなく、どこからでもタスク管理をすることができます。筆者のおススメとしては、行きの電車の数分を使って頭の中の整理をすることですぐに仕事に取り組むことができます。
無料で試すことができる
いくらツールやアプリを使うからと言って、無料でためしてみないとそのツールが自社や個人にあっているのかということがすぐにはわかりません。そのため無料でお試しをすることができる会社は多いとは思いますが必ず無料で試すことのできるツールをおすすめします。
タスクの共有をすることができる
自分のタスクがどこまで進んでいるのかを把握するだけではなく、プロジェクトや部下を管理する立場の人間だったらほかの人がどこまでタスクを処理しているのか確認したいですよね？ メールに要件などを送って確認するのではなく、ツールを開くだけで確認することができるツールが使いやすいツールといえるでしょう。またプロジェクトごとに分けることができればさらに分かりやすく管理することができるようになるでしょう。
セキュリティがしっかりしているか
タスク管理ツールで内部や外部の人と共有する際に1番心配なことはセキュリティです。もしセキュリティやデータ保護の配慮をしていなかったら、社内の機密事項などが外部に駄々洩れということになったらどれだけ会社にとって不利益になるかは想像したくありませんよね。そうならないためにも通信などがSSLなどで暗号化されているかなど、不正なアクセスから身を守る必要が大いにあります。
タスク管理ツール事例7選
さてここからはタスク管理ツールの事例について7つご紹介したいと思います。
看板方式のツールといえば ”Trello”
(出典：https://trello.com/)
Trelloの詳細
Trelloは、タスクをまるで付箋(カード)のように自由に動かすことのできる看板方式の無料のタスク管理ツールになっています。使い方はとてもシンプルでタスクの数だけ「カード」を製作して、進行状況に応じてリストを移動すればそれだけでタスク管理を終えることができます。またメンバーの追加も簡単で全員で使うことも可能です。Googleのアカウントを持っていればすぐに使えるようになるのも利点と言えますね。
Trelloの特徴
- シンプルなので誰でも簡単に使うことができる
- あらゆる端末でどこからでも使える
- Googleのアカウントでログインをすることができる
- タスクの共有が簡単にできる
- Google DriveやDropboxでのファイル送付もできる
- 無料でのお試しをすることができる
エンジニアが好んで使っているオープンソースツールの”Redmine”
(出典：http://redmine.jp/)
Redmineの詳細
Redmineはオープンソースのタスク管理ツールとなっているため、無償でりようすることができ、自分好みに改良することができるためエンジニアの人が好んで使うことが多いです。タスクを登録する際は、チケットと呼ばれるところから入力します。タスク管理だけではなく同時にプロジェクト管理もできる優れものとなっています。
Redmineの特徴
- 自分好みにカスタマイズすることができる
- エンジニアが好んで利用しています
- タスクをガントチャート・カレンダーなど様々なもので表示できる
- Wiki画面ではメモや手順などを共有できる
- 無料でのお試しをすることができる
Googleが公式で出しているタスク管理ツールの ”Gsuite”
(出典：https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/)
Gsuiteの詳細
GmailやGoogleカレンダーなど日ごろからGoogleのサービスを利用している人は多いのではないでしょうか？ 無料のサービスのほかに様々なものを詰め込んだのがGsuiteです。タスク管理はもちろんのこと、プロジェクト管理・スケジュール管理などほとんどがこのツール1つでまとめることができます。さらに独自のドメインやGoogleならではの高度な管理機能などサービスが盛りだくさんです。
Gsuiteの特徴
- Googleドライブから簡単に共有できる
- 24時間365日Googleのサポートがある
- Excelに類似しているスプレッドシートで作業も簡単にできる
- モバイルデバイスに対応しているのでどこからでも管理ができる
- 14日間の無料のトライアルがある
タスク管理といえば ”Excel”
(出典：https://products.office.com/ja-jp/excel)
Excelの詳細
タスク管理をするためにはExcelを利用している人も多いのではないでしょうか？Excelでのタスク管理をおススメする理由としては、何より使い慣れているということがあると思います。またExcel自体に様々なカスタマイズをすることできれいなガントチャートなどを作ることもできます。詳しくは「タスク管理用エクセルテンプレート12選！作業効率3倍UPの工程表」で紹介をしています。
Excelの特徴
- 自由にカスタマイズをすることができる
- 万人が使えることができ、操作も簡単
- ガントチャートなど様々なもので表示することができる
- 共有する際にはGoogleスプレッドシートに変換できる
- 表計算も簡単にすることができる
コミュニケーションとタスク管理を同時にできる ”Chatwork”
(出典：https://go.chatwork.com/ja/)
Chatworkの詳細
Chatworkはコミュニケーションツールでありながらタスク管理のできるツールとなっています。メンバーやプロジェクトごとにチャットやタスクを登録することができるのでメールのように探す手間が省くことができ、生産性向上をすることができます。またモバイルに対応していため、どこにいても使うことができます。
Chatworkの特徴
- コミュニケーションとタスクの同時を処理できる
- 万人が使えることができ、操作も簡単
- モバイルデバイスに対応しているのでどこからでも管理ができる
- 期限ごとにタスクの確認ができる
- 無料で使うことができる
コミュニケーションも促進できる ”Backlog”
Backlogの詳細
Backlogはタスク管理はもちろんプロジェクト管理もすることができます。とくにコミュニケーションを円滑に進めるために、300種類以上のキャラクターアイコンやスターによる言いね機能などが備わっています。
Backlogの特徴
- 300種類以上の絵文字などコミュニケーション機能が充実している
- ガントチャートなど様々なもので表示ができる
- メモや議事録などを今日できるWiki画面がある
- 30日間の無料のお試しがある
初心者でもわかりやすくつかうことのできる ”Jooto”
Jootoの詳細
Jootoはシンプルでなおかつ直感的に使えるので、エンジニアだけではなく誰もつかうことができます。Trelloと同様にかんばん方式でタスク・プロジェクト管理をすることができるので、プロジェクトの進捗が一目でわかります。また外部ツールとの連携ができるのでGoogleのツールはもちろん、SlackやChatworkなどへのエクスポート機能も備わっています。
Jootoの特徴
- タスクをふせんのようにかんばん方式で管理できる
- ドラック＆ドロップで自由に操作ができる
- 外部ツールとの連携ができる
- 無料でのお試しをすることができる
プロジェクト管理も上手になりたい？
さてここまででタスク管理の意味やタスク管理ツール・アプリについて説明をしてきました。
タスク管理は応用をするとプロジェクト管理にも使うことができます。というよりは、プロジェクト管理においてタスク管理が必要なのです。おそらくこの記事を読んでいる方は、タスク管理の方法やツールに困っている人が多いとは思いますが、同時にプロジェクト管理の方法やツールにも困っている方も多くいらっしゃると思います。実際にそのような声もお問合せやTwitterなどから聞いたので、ぜひそのような方は、タスク管理だけではなく、プロジェクト管理も上手になり、一流のビジネスパーソンを目指してください。プロジェクト管理については「無料で使えるプロジェクト管理ツール比較6選！ ツールを選ぶコツもご紹介」で紹介しています。ぜひご覧ください。
仕事の効率化のために
ここまでタスク管理について詳しく見ていきましたが、すべて作業の効率化のためにあります。
きっとこの記事を読んでいる人の中で「仕事ができない」「手順が悪くて進まない」と思っている方はいませんか？ 実際に筆者自身もタスク管理を全くやっていなかった、うまくいっていなかったときは、毎日のようにそう思っており、仕事が嫌だなという気持ちを持ちながら毎日出勤していました。
そのままのダメな自分ではいつか本当にダメになってしまうと決心して、真剣にタスク管理に取り組むようになりました。結果は、前よりもいくらかは仕事ができるようになったと自分では思っています。そしてなにより仕事を効率化することに楽しみを見出すこともできるようになりました。
自分のように困っている人を変えたい、仕事を楽しく思わせるようにしたいと思ってこの記事を書いて、またこのメディアを立ち上げました。なのでこれからも様々な分野で活躍できるような記事をお届けしたいと思っているので、ぜひお付き合いください。
まとめ
タスク管理ツールやアプリについて参考になりましたでしょうか？ ここで紹介したものはまだまだ一部にしか過ぎません。半年後や来年度も様々なツールを試していく予定なので、共有できそうなものがあればこれからも共有をしていきたいと考えています。その際はぜひこちらの記事と合わせて参考にしていただければと思っています。引きつづきよろしくお願いします！
