タスク管理

仕事や業務を効率化する7つの方法 自分の時間を作るために効率化しよう

仕事をしてもしても仕事が終わらない…という悩みはありませんか? 仕事を終えたと思ったら、また次の仕事。そしてまた次の仕事が…そして結局、残業せざるを得ない状況になってしまうという悪循環に苛まれていませんか? そのような状況を打開するためには、仕事や業務をいかに効率化して進めるかが大事になってきます。効率化することでそのような悪循環から脱出するだけではなく、様々なメリットがあります。

今回は、仕事に追われる悪循環を脱出したい人やもっと成果を上げたいという方に向けて、仕事や業務の効率化のできる7つの方法を紹介してきたいと思います。

現在の日本の労働状況について

現在の日本は少子高齢化がますます進んでいます。働き手が足りないという現状があるのに、高齢者の割合が増えていったため、今では働き手2人に対して1の高齢者を持ち上げなくてはならないほど負担が増えているのは間違いありません。またそのように働き手が増えることにより、子供を産めるような環境は整わなくなり、結婚は当たり前ではないという時代に突入し、永遠に負のループの中に閉じ込められています。

一方、様々な企業はどうなっているか見てみると、中小企業はもちろんいまや大企業ですら潰れてしまう現状になっています。終身雇用ももはや過去の産物と化し、日々会社の利益を求めて長い間働いているのが今の現状です。それに伴い、精神を病む人や過労死してしまう人などが出てきたために「働き方改革」という方針が打ち出されて実行されていきました。

しかしふたを開けてみると、働き方改革に成功した企業はほとんどありません。もちろん残業の時間が短くなる企業はだいぶ増えては来ましたが、結局家に持ち帰って作業を続けなければ仕事が終わることがありません。普段残業していた人にとっては、残業代が大幅に減っただけであり、金銭によるモチベーションも失いつつあります。

結局のところ、どうせ残業するという思いでダラダラと仕事をこなしている人が多いという印象を受けました。また早く仕事を終わらしても評価されないというポイントも深くかかわっているでしょう。

自分のために効率化する

確かに現在の状況は目を背けたくなるような暗黒の時代です。ただそれでも自分のために効率化はしていかなくてはいけません。仕事の成果が評価に反映されか否かで2パターン紹介していきたいと思います。

仕事の成果が評価に反映される場合

仕事の成果が評価に反映される場合は、効率化に求めるものは、「早さ・正確・質」この3つをうまく満たせるように効率化する必要があります。例えば営業の人の場合であれば、毎度毎度パワポの型を変えるのは面倒だと思うので、一度時間をかけてパワポの型を作ってしまいましょう。またその際に図表に使うテンプレートのようなものを作っておけばさらに効率化することができます。プレゼンのスライド準備にかける時間が短くなった分、より発表に時間をかけることが出来ます。このように一度時間をかけてパターンを作っておくことで、いまより良い成果を生み出すことが可能になります。

仕事の成果が評価とは関係がない場合

仕事の成果が評価とは関係がない、もしくは少ししか変わらないという方は、仕事をサボるために効率化をおすすめします。自分の友達の話を少しすると、友達はSEなのですがとにかく面倒なことが嫌いな人間です。そのため話を聞くと、仕事を進めていく中である程度応用できるものはテンプレートとして作っておくことで、期限が近づいてもそのままコピペをして提出するだけと言っていました。もちろん優秀な人間なので品質には問題ありません。ただ仕事をしない、サボるためには効率化をしておいた方が後々得になる可能性が高いです。

効率化できない人の特徴

さてここからは効率化する方法を見ていこうと思いますが、効率化するためには自身や周りの意識改革が必要になってきます。どのような人が仕事や業務を効率的にできない・やろうと思わないのか探っていきましょう。

時間を守らないくせに結果ばかりにこだわる

効率化できない人ほど時間にルーズになる人が多くいます。「どうせギリギリにやっても間に合うだろう」とでも思っているのでしょう。良い質を保つためには、まず考える時間などが必要になります。ビジネスでの自分の時間を作るためにまず効率化を考えましょう。結果はそのあとに自然とついてくるでしょう。

同じ手段やものにとらわれている

同じ手段やものでやるからこそ結果が出ると考えている人も多いですね。特にプレゼン準備などを見てみると傾向がすぐわかりますね。図表やイラストを見やすくするこそがプレゼン勝利のカギになると思い、ずっとデザインをし続けます。結果的にはプレゼン内容がおろそかになってしまい、結局失敗してしまう。またその失敗を反省するのではなく、誰かのせいやデザインのせいにするなど、1つのことに捉われているため永遠に効率化ができないタイプですね。

仕事の目標が分からずに取り組んでいる

今している仕事が最終的にどのようになるのかということを理解しないで、仕事に取り組んでいる人はダラダラと仕事をしているケースが多いです。このような人は見たことないと思う人も言えるかもしれませんが、日々タスクに追われ続けてしまうと、タスクを処理することこそが仕事と思ってしまい、目標を見失ってしまいます。そのためマルチタスクにならないようなタスク管理術を身に着けることが必要になりますね。

仕事や業務を効率化する7つの方法

さてここからは仕事や業務を効率化する7つの方法をご紹介していきます。実際に自分が実践しているものも多いので、有効的なものも多いかと思います。ただ必ず続けないと意味はないので、3日坊主にはならないということだけは、頭に入れておいてください。

テンプレート化を進める

まず効率化といって初めに思いつくものは、テンプレートを作ることです。テンプレートを作るまでは時間がかかりますが、一度作ってしまえばあとは多少の手直しだけですぐに完成させることができます。ただテンプレート化できるものは限られているので、できるものはすべてテンプレート化を進めましょう。

タスク化して優先順位をつける

効率化・仕事ができない人はどの仕事から進めていけばいいのか理解していません。改善するためには、今自分が持っている仕事を全てタスクに落とし込んでしまいましょう。そうすることでなによりどれくらい仕事が残っているか把握できるし、どれから手をつければいいのかなども把握することができ、結果的に効率化につながることになります。

仮眠をとって頭をリセットする

午後に仕事をするとどうしても眠くなることが多いですよね。眠い状態で仕事をしても、当然脳が活性化していないので、よい質で仕事をすることができません。そのような際は、15分程度の軽い仮眠をとりましょう。15分以上取ると今度は脳がおやすみモードに入ってしまうので、かならず短い時間にしましょう。もちろんまず会社で寝れるかどうかを確認してからではないと、怒られるので気を付けてください。(自分は怒られた経験があります…)

考える作業は朝に取り組む

なぜ朝に考える・難しい作業に取り組むのがいいのかというと、人は起きてから数時間後が一番活性化するようです。そのため一番活性化している朝にやるのが一番効率的に進めることができます。逆に眠くなっていく午後は、単純作業をする時間に充てることで、上手に仕事を進めることができるでしょう。実際、自分も午前中に記事書きを進めて、また夜に見直して追記をし直すという作業をよくしています。

必要のないことはしない

おそらく多くの人が必要のないことって何だろうと思ったはずです。意外にも自分が気づかないうちに無駄なことをしていることが多々あります。代表例で言えば、会議やミーティングなどがあげられるかと思います。話す内容がしっかり決まっていなかったり、なかなか結論が出ないなど、生産性のない時間が多いかと思います。また自分の仕事をタスク化することで無駄な時間、必要のないことが自然と見えてくるかと思います。

ポモドーロ・テクニックで時間管理をする

ポモドーロ・テクニックという言葉をご存知でしょうか? ポモドーロ・テクニックは、25分をタイマーでセットして、5分休むことを繰り返していく、メリハリをつけた時間管理法です。25分と5分休憩を1ポモドーロとして、4ポモドーロやり終えたら15~30分ほど休むことで、上手に脳を活性化させながら効率的に仕事に取り組むことができます。

タスクが終わるごとに自分に褒美を与える

実はこの方法はよく自分がやっている方法でもあります。自分は、作業をする際に何かを口にしていないと集中できない人間だったのですが、あまりの効率の悪さにタスクが終わってからしたところ、効率よく仕事に取り組めるようになりました。周りに聞いていると、飲み物もタスクが終わってから飲むようにしている人もいたりと、タスクが終わるごとに自分に褒美を与える方法はかなり効率がよさそうですね。

常に効率化できないか考える

仕事の全体像をつかめるようになったら、どこか無駄な作業がないかということを探して常に効率化できないかどうか考えましょう。1秒でも効率化できるならしていきましょう。

実際に自分の例を挙げると、業務の中で必ず分析作業があったのですが、分析を完了させるためにいつも3時間ほど費やしていました。マニュアル自体が古いものでとにかく時間がかかりイライラしていたので、効率化に取り組みました。Excelを使ってデータを分析していたので、関数など使って自動化できないか、時間を費やして試してみた結果、30分まで分析の時間を減らすことができるようになりました。その結果、分析した結果は疲弊しているのであまり見る時間がありませんでしたが、効率化できるようになってからはそのデータはどういうデータなのか見る時間が増えました。そこからまた考えて、自分なりの施策を考えてみて実践してみることで、前月の数倍の成果を生み出すがことができました。

まさに効率化こそが、質や成果を生み出してくれるものだと実感できた瞬間でもありました。別に働き方改革だから効率化しようだとは思いません。自分の時間を有効に利用したり、より成果を上げたいとい考えているからこそであります。

まとめ

あなたは少しでも仕事や業務を効率化しようと思いましたか?
良い仕事をするために必要なのは効率化です。常に効率化することができないかを考えて、最大のパフォーマンスを発揮できるようになりましょう。
ビバ効率化!