ツールノウハウ

仕事のできる人が使ってるスケジュール管理アプリ・ツール4選

仕事のできる人とできない人の違いはスケジュール管理の方法を見れば一目瞭然です。あなたの周りにいる仕事のできる人をじっと観察してみてください。多くの仕事のできる人は、仕事をテキパキとこなしている人が多いのではないでしょうか。彼らは物事に巧みに順序をつけて、上手にスケジュール管理をしています。仕事はもちろん、プライベートにおいても優れていることが多い傾向にあります。

今回は、今の自分をより仕事のできる人に近づくためのスケジュール管理方法やアプリ・ツールの紹介を行ないたいと思います。

できる人はスケジュール管理が上手

先ほど仕事のできる人はスケジュール管理の方法を見れば一目瞭然と述べましたが、できる人はスケジュール管理の方法が上手です。

どのように上手かというと、まず課題に対して道筋を立てて、その道筋に応じて時間や日にちを設定しています。そのため納期に遅れてしまったり、忘れてしまったりするということはまずありません。

一方、仕事を普通にこなす、できない人は、課題やタスクができたらとりあえず空いてるスケジュールに入れたりと、その場その場で何とかしようと考えていることが多くあります。そのためどのように進めていけばいいか道筋を立てられていないために、どれから処理していけばいいのかわからず、「仕事が終わらない」「納期に間に合わない」という人が多いというのが現状です。またスケジュール管理をする際に、メモやツール・アプリなどとバラバラに管理しているのも、仕事ができない人の特徴と言えます。仕事でもプライベートでも空いてる日をすぐに言えない、確認することができない人がいたら多少なりともむかつきますよね?

アナログとデジタルどちらで管理するか

次にスケジュール管理をするにはアナログかデジタルのどちらで管理していくのがイイのででしょうか。

一言でスケジュール管理といっても、様々な方法があります。例えば手帳やカレンダー、アプリなどを使ったりするなど、各々の方法があるかと思います。そのためどちらが正解・不正解ということはありません。自分に合った方法での管理をするのが一番理想的です。

ただ本記事ではデジタルで管理することを推奨します。というのも時代の経過とともに、デジタルの動きがさらに強まってきています。もちろんスケジュール管理としての手帳などといったアナログなものは機能としても素晴らしいので、これからも消えることはありません。ただそのような流れの中でデジタルに移行しない選択しない手はないでしょう。ということで今回はアプリ・ツールを使ってスケジュール管理をしていく方法について解説をしていきます。

アプリ、ツールを選ぶ際に欠かせない2つのポイント

スケジュール管理アプリ・ツールについてみていく前に、押さえておきたいいくつかのポイントをまとめていきます。

初めの2点は、スケジュール管理アプリやツールに関わらず、必要になりますが、意外と忘れがちな点なので改めて詳細を書いておきたいと思います。

シンプルに使うことができるか

やはりツールやアプリを使う上で問題点になるのは、継続することができるかどうかだと思います。自分の話を少しすると、私は本当に3日坊主な人間なので、使いにくいと少しでも思ったらすぐに使うのを辞めてしまいます。おそらく私と同じような考えは少なからずいるはずです。なので、シンプルで使いやすいかどうか、これがまず最重要になってきます。

見やすいかどうか

シンプルで使いやすいというポイントのほかに、見やすいかどうかも欠かせないポイントです。今は昔より、UIやデザイン、生活者にとって見やすいものに変わりつつありますが、まだまだ追いついていないのが現実です。アップデートを期待するという方法もありますが、正直時間の無駄なので見やすいものを初めから選んでしまいましょう。また使っていく中で、これが見えにくいというポイントもあると思うので、その点もなるべくカバーしながら紹介していければと考えています。

アプリ、ツールを選ぶ際にあったら嬉しいポイント

絶対に押さえておきたい2点について確認ができたので、ここからはあったらいいなというポイントについて簡単に確認していきたいと思います。

無料で使うことができるか

できればツールやアプリにお金をかけたくないのは、共通認識にありますよね。もちろん本当にクオリティが高いものであれば、お金を出してでも使おうと思いますが、まずはスケジュール管理についてなれるためにも無料のもので慣れてから有料版に移行するようにしましょう。

様々な媒体で使うことができるか

スマホでもパソコンでも、とにかくどのような媒体からでも使うことができたほうが便利ですよね。いつでもスケジュールの管理ができるのは、ビジネスマンにとっては必須です。

様々な人と共有することができるか

様々な人というと、同僚や先輩・家族などに共有できれば簡単にスケジュールの調整をすることができます。いままでのように手帳を開いて、写真を送るか、空いている日を一つずつ打つという手間がなくなります。

表示の仕方を変えることができるか

もちろんこれは人にもよりますが、月表示をして俯瞰的にスケジュールを管理したいという人もいれば、時間軸に分けて事細かに何をするか把握したい人など様々な人がいるかと思います。特にビジネスマンであれば後者の時間軸に分けて管理することが必要になってきます。そのため一つのアプリ・ツールで様々な表示ができることが望ましいと言えます。

タスク・ToDoリストが備わっているか

スケジュール管理をすると同時にタスクが新たに生まれることが多くあるかと思います。後でメモしておけばいいやと思うと忘れることが多いので、スケジュール管理もしながらタスク管理もできれば一石二鳥です。

データのバックアップを取れるかどうか

アプリやツールの場合は、データが消える可能性があります。万が一データが消えてしまった場合のためにバックアップをとれるかどうかにも注目する必要があります。

以上押さえておきたいポイントになります。アプリ・ツール選びに困ったらまずこのポイントを参考にしてみてください。

スケジュール管理アプリ・ツール4選

さてここからは実際にスケジュール管理アプリ・ツールの紹介をしていきたいと思います。文章を読むのが面倒だという人に向けては、特徴をまとめさせていただいたのでそちらを参考にしてください。ぜひ気になるものがありましたらお試してみてください。

Googleカレンダー(グーグルカレンダー)


参照:Googleカレンダー
まず初めに紹介するのはGoogleカレンダーです。
Googleカレンダーは私自身も使っているアプリで、まわりのビジネスマンも使っている方がかなりいます。Googleカレンダーの最大の魅力は、シンプルかつカスタマイズができる点だと思います。デザインから操作までもシンプルなので、今からでもすぐに使うことができます。カスタマイズは、自分のスケジュールを色ごとに変えることができるので、自分の中のルールさえ設定してしまえば、ぱっと見るだけでスケジュールの把握をすることができます。

また私自身がGoogleカレンダーを使っている最大の理由は、パソコンからでもスケジュールを自在にいじることができる点です。正直、スマホからスケジュールを管理しようとすると、画面が小さくて見づらいので管理しづらいと思っているという方が私以外にもいるはずです。そのためパソコンからいじれるという面を考えたときに、Googleカレンダーが最適だったので現在も愛用しています。アカウントを切り替えられたり、共有もできますが、唯一気に入らない点が、予定の文字数が長すぎると切れてしまう点です。おそらくこれはどのツールやアプリでも一概に同じことが言えるかと思います。

詳しくは「Googleカレンダーアプリでスケジュール管理・タスク管理の共有をスマートに!」で書いているので、こちらも参考にしてみてください。

  • デザイン・操作ともにシンプルで使いやすい
  • 自由にカスタマイズできる
  • 様々な媒体からアクセスできる
  • 共有が簡単にできる
  • アカウントの切り替えで仕事とプライベートを分けれる
  • 筆者おススメ!! 1年以上愛用してます
  • 無料で使うことができる

Lifebear(ライフベア)


参照:Lifebear
アプリでスケジュール管理をしている人ならば、知っている、もしくは使っている人も多いのではないでしょうか。機能性としては、ほとんどGoogleカレンダーとほとんど変わりません。違いとしては、スケジュール管理のほかにToDoリストや日記という機能がついていることです。またアプリのイメージが強いライフベアですがWebのブラウザでも開くことができます。私自身もスケジュール管理アプリを探していた時に試してみましたが、無料版では広告がついているのでうっとうしさがあります。もちろん課金をして有料版であれば広告を消すことができるので、そこは個人の好みだと思います。お試しで使いたいと思っている人には、このアプリは向いていないと言えます。

  • デザイン・操作ともにシンプルで使いやすい
  • 自由にカスタマイズできる
  • 様々な媒体からアクセスできる
  • ToDoやノート、日記などの機能がついている
  • スタンプやデザインの数が豊富

Timetree(タイムツリー)


参照:Timetree
こちらも人気のスケジュール管理アプリで、個人で使うというよりは、様々な人にカレンダーをシェアするアプリになっています。こちらも機能性などはほとんどGoogleカレンダーと同じで、アプリのほかにWebブラウザでも開くことができます。実際に自分でも試してみましたが、特に使いづらいという点はありませんでした。またGoogleカレンダーからスケジュールの読み込みができたので、簡単に使うことができましたが、だったらTimetreeを使う必要はないのではと感じました。おそらく学生や家族で使う人には向いていると思いますが、ビジネスマン使うツールかと言われたら少しグレーな部分がありました。

  • デザイン・操作ともにシンプルで使いやすい
  • 自由にカスタマイズできる
  • 様々な媒体からアクセスできる
  • 簡単にだれでも共有することができる

Yahoo!カレンダー(ヤフーカレンダー)


参照:Yahoo!カレンダー
GoogleのライバルといえばYahoo!。ヤフーもスケジュール管理のできるYahoo!カレンダーを出しています。機能性は何度も言っている通り、Googleカレンダーとほとんど同様で、デザインはもっとシンプルで、Webブラウザだと少し見にくいように感じます。やはりGoogleのライバルということもあり、ほとんど酷似しています。そのため選ぶ際は、GoogleかYahoo!のどちらが好きかで判断したほうがよいでしょう。

  • デザイン・操作ともにシンプルで使いやすい
  • 自由にカスタマイズできる
  • 様々な媒体からアクセスできる
  • 共有が簡単にできる
  • アカウントの切り替えで仕事とプライベートを分けれる
  • 無料で使うことができる

ツール・アプリにしては4選と数少ないように感じると思いますが、様々なアプリやツールを試してみましたが、ほとんど変わりがありませんでした。そのためだいぶ投げやりにはなってしまいますが、自分の感覚と好みで決めるのが一番いいのではないかと思います。

もっとデキる人になるために

さてスケジュール管理アプリ・ツールについての選び方や紹介をここまでしてきました。

もう一度スケジュール管理をする目的について振り返ると、道筋を立てることでテキパキと仕事をこなすことが目的です。ただ、スケジュール管理をするだけでは仕事のデキる人に近づくことしかできません。もう一つ必要なことは、タスク管理能力です。またこれも何当たり前なことを言って言えるんだと思われる方も大勢いらっしゃるかと思いますが、できない人がとにかく多いように感じます。確かにその場その場の仕事はタスクを作って処理している人はいますが、仕事は1つではありません。複数の仕事に追われていくと、仕事のできる・できないが明確になっていきます。

仕事のできる人は、仕事を細分化してタスク化をします。次に順位付けをして一つずつ処理をしているので、物事をテキパキとこなしているように見えるのです。そのためスケジュール管理能力がついたあなたが次にすることは、タスク管理の仕方を徹底的に鍛えていきましょう。詳しくは、「日本一忙しいプロから学ぶ、マルチタスク仕事術〜複数のタスクを効率的に管理する方法」をご覧ください。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
かなり筆者の偏見が混じったアプリ・ツール選びになってしまったことは大変申し訳ありません… ただこの記事を書いた目的は、もっとスケジュール管理を上手にして仕事の効率化をしてほしい、仕事をもっと楽しいものにしてほしいという一心で書いています。ぜひこの記事を参考にして、これからの人生がより豊かになれば私もうれしいです。

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