タスク管理

日本一忙しいプロから学ぶ、マルチタスク仕事術〜複数のタスクを効率的に管理する方法

あなたは、毎日の仕事をどのように終わらせているでしょうか。
仕事を行う上で、時間当たりのタスクの処理スピードが早いということはとても重要な意味を持ちます。当たり前のことですが、同じ時間でより多くの仕事をこなせるほうが評価は高くなります。
そこで、1つ具体的なタスクの処理方法として、マルチタスクが挙げられます。今回は、ビジネスにおけるマルチタスクについて幾つかの事例を参考に考えてみたいと思います。

マルチタスクとは

マルチタスクとは、複数の作業(タスク)を同時に行うことです。例えば、運転をしながら、電話をしたり、LINEやInstagramをチェックしたりする行為を指します。こうした「ながら」行動に代表されるマルチタスクは、作業効率や生産性の低下、事故や災害を引き起こす原因につながります。これは、過去の研究によっても明らかになっています。

少し前までは、仕事においてマルチタスクを行うことはデキる人の特徴とされていたかもしれません。しかし、実際のところマルチタスクは生産性を低下させることが示唆されており、企業においても推奨されることは少なくなってきました。

改めて考えてみれば、複数のタスクに気を取られ、1つひとつのタスクに対する関心が分散されるという点で、マルチタスクは非効率です。

マルチタスクのデメリットとその対処法

マルチタスクのデメリットとして、複数のタスクを横断的に行うため、1つのタスクに100%集中することができないということがあげられます。

著者の趣味でもある読書で例えると、マルチタスクを行っている状態は、同じ期間に3冊の小説を行ったり来たりしながら読んでいる状態と似ています。複数の小説を、少しずつ交互に読み進めていると、ストーリーが曖昧になったり、人物関係がわからなくなったりと、様々な弊害が起きてきます。最終的には、1つの小説の物語に集中できず、ふわっとした理解で終わってしまいます。

マルチタスクを行うと、タスクが切り替わるごとに脳がリセットされるので、十分な集中力が発揮できず、タスクの理解、作業した記憶の定着率についても下がる可能性があります。
しかし、1つのタスクに注力して継続的に取り組めば、脳の長期記憶を司る部分が活発に活動します。また、集中力が持続するため、結果的にマルチタスクを行っている時よりも、タスクの処理スピードを向上させることが可能になります。

1つのタスクに継続して取り組む

生産性を上げるために有効な手段は、やるべきタスクを1つだけ決めて、そのタスクに全集中力と時間を費やすことです。

一流企業では、マインドフルネスという方法を用いて、集中力を向上させるトレーニングを行っていたり、タスクを行う際に高い集中力を維持するために定期的な休憩時間を確保していたりと、クリエイティブな発想で集中力を維持し、生産性を上げるための取り組みを行っています。

1つの作業に集中することで、マルチタスクと比較して1日に終わらすことができる仕事の総量が増えます。また、1つの作業に集中することは、生産性を最大限に高め、もっとも効率的かつ質の高い仕事を行うことにつながるのです。

プロから学ぶマルチタスク仕事術3選

ここまで仕事を行う上でマルチタスクが非効率的であるとお話してきました。しかし、実際に複数の仕事を同時に行いながら、結果を出している人がいることも事実です。では、彼らはどのようにタスクを管理し、仕事を行っているのでしょうか。

①仕事を「見える化」する効果的なメソッドTODOリスト

建設コンサルタントのマネージャーであるAさんは、仕事効率化のためにTODOリストを効果的に使っています。TODOリストは、仕事を見える化するために効果的なメソッドですが、Aさんは自己流のある工夫を行っています。

それは、タスクに優先度と時間の目安をつけるということです。手帳のメモスペースに縦線を引き、左側と右側にわけ、左側には、タスクの優先度と内容、そして右側には作業の時間帯と所要時間を書き入れます。これにより、予期せぬ緊急案件が入ってきた際も、リストのどれを削り、緊急案件をどこに入れればいいかが一目でわかります。

複数のタスクをマルチに処理するテクニックとして非常に有効な方法です。

②5分、10分、30分の時間管理術

不動産営業マンであるDさんは、細かい事務タスクを5分、10分、30分のタスクに区切ることで効率的にタスクの処理を行っています。

実際に行う方法としては、タスクを上記3つの時間に分類し、それぞれ付箋にタスク内容を書き、机の上に貼るという簡単な作業です。タスクが完了するとその付箋を捨てるという流れでタスクを管理します。この方法であれば、複数のタスクをうまく管理することができます。
実は、この付箋を貼るという作業が、タスク管理において非常に有効です。頭の中だけでタスクを整理するよりも、一度タスクを書き出す方が整理がしやすく、いつも目に入るデスクに付箋を貼っているのでタスクをうっかり忘れることもありません。

簡単なわりに効果抜群なので、皆さんも実際に試してみてください。

③人に任せる仕事術〜発想の転換

日本一忙しいコンビニの店長であるLさんは、自分で考えて動けるスタッフを育成することでタスクを処理しています。マルチタスク云々ではなく、仕事はそもそも1人で行うものではありません。

効率的に仕事を行う上で、部下をマネジメントする能力、売れる仕組み、タスクを効率的に処理する仕組みを作るスキルは欠かせません。

既存の枠組にとらわれず常に多角的な視点を持って、周りを巻き込みながら仕事を行うことは、ビジネスの本質であると言えるのではないでしょうか。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
今回は、マルチタスクの基本と現状を整理し、実際の現場におけるマルチタスクの3つの事例をご紹介しました。

実際の業務においては、社員1人ひとりに複数のタスクが降りかかってきます。その点では、全ビジネスパーソンがマルチタスクを行っている状況にあると言っても過言ではありません。
しかし、その処理の仕方、切り分け方に違いがあることを3つの事例から学んでいただけたのではないかと思います。

この記事を参考に、タスクの処理の仕方、仕事への向き合い方(考え方)について改めて見直してみてください!