タスク管理

Googleで1番使いやすいタスク管理アプリ・ツールといえばGoogle ToDoリスト!

あなたは普段どのようにタスク管理を行なっていますか?

タスク管理を行なえるものといえば、紙・手帳、ツールやアプリなどあげればキリがありませんよね。ただタスク管理はシンプルで使いやすいのが1番の理想です。自分もタスク管理ツール・アプリを何度も試しましたが、Google ToDoリストほどシンプルで使いやすいものはありませんでした。

今回は様々なタスク管理ツール・アプリを試した自分がオススメする、Googleで1番使いやすいタスク管理アプリ・ツールである「Google ToDoリスト」についてみていきたいと思います。

タスク管理とは?

まずはタスク管理をする目的について簡単に確認をしていきます。

タスクという言葉は元々は”パソコンが処理する作業の最小単位”という意味でコンピュータ用語として使われていましたが、いまではビジネスで仕事や作業をすることを指すようになりました。

さてタスク管理をする目的についてですが、頭の中にある仕事をそれぞれタスク化して言語化することで忘れないように仕事をすることができるというのがタスク管理の目的になっています。

人間は忘れやすい生き物で有名なのが「忘却曲線」の話です。

20分後には40%を忘れ、1時間後には60%を忘れてしまう。時間が立つほどに人は忘れてしまいます。ということはたった今思い出した仕事もこの記事を読み終わるまでには忘れてしまっているかもしれません。そのようなことが日々の生活で起こっていたらどれだけの損失に繋がっているのかなど想像したくありませんよね。
とにかく言語化してタスクにすることで忘れないようにするというのがタスク管理の最大の目的ということができます。

タスク管理をアプリやツールを使って管理する意味とは?

ではなぜタスク管理をアプリやツールを使ってするのでしょうか?

別にタスク管理をするためには手帳や付箋などでもいいとは思いませんか? 現にそのように管理している人はたくさんいるのではないかと思います。
しかしタスク管理をアプリやツールを使うのには手帳や付箋とは違ったメリットがあります。

オンラインでいつでも管理できる

手帳や付箋のようにアナログなもので管理している場合、一度手帳や付箋を取り出してペンを取り出してから書くといったように多少の工程がかかりますが、ツールやアプリの場合は携帯を開いて入力するだけなので手軽でなくすことも滅多にありません。またオンラインで共有できるものも多いのでチャットでのコミュニケーションの促進にも繋がり一石二鳥となっています。

簡単に追加や削除ができる

手帳の場合だと追加するのは簡単ですが、消すとなると二重線や修正テープで直すことが多いですよね? 中には手帳をそのような風に汚したくない! と筆者のように思っている人もいるかと思います。ツールやアプリの場合は簡単に追加することができ、いらないタスクはすぐ削除することもできる上、終わったタスクはその場からなくすというように作業の手順も確認できます。

他にもタスク管理をツールやアプリを用いて管理するメリットについてはあるのですが、長くなってしまうのでまた次回の記事にタスク管理をする意味、ツールを使う意味など詳しく書いていこうと思っているため一度割愛します。

Google ToDoリストとは?

ここまででタスク管理の意味や目的について軽く共有ができたところで、実際にGoogleのタスク管理ツール・アプリであるGoogle ToDoリストについて見ていこうと思います。

Google ToDoリスト(Google Tasks)とは、Googleが出したものすごくシンプルなタスク管理ツール・アプリとなっています。すごくシンプルという言葉を強調した理由としては、一般的なタスク管理ツールやアプリというのは機能を豊富に揃えてもらった方が顧客に使ってもらえるため割とごちゃごちゃしていることが多いですが、Google ToDoリストに関してはGoogleカレンダーやGmail・ドキュメントやスプレッドシートと併合して使うことができるため、ただただ簡単にタスク管理をするツール・アプリになっています。

もともとToDoリスト自体はGoogleカレンダーやGmailの中に組み込まれていましたが、とても使いづらく、スマホやタブレッドで利用することができませんでした。そのような不満を拾い上げて作られたのが今回紹介するGoogle ToDoリストになっています。

またGoogle ToDoリストの最大の売りは、タスクやToDoの共有が最大の利点になっているので共有について触れながらGoogle ToDoリストの使い方や共有の仕方について見ていこうと思います。

Google ToDoリストを利用するために

まずGoogle ToDoリストの使い方を見ていく前に、Googleのアカウントを作成しておきましょう。基本的にGoogleのサービスを利用するにはGoogleアカウントがどうしても必要になるのでもし持っていない方はこちらをクリックしてお作りください。Googleアカウントを持っていればGmailも利用できるので持っていないよりかは持っていた方がいざという時に使えるので作ることをおすすめします。

Google ToDoリストの使い方

Google ToDoリストはパソコン版とモバイル版とで使い方はほとんど同じになっていますが、別々に紹介していこうと思います。

Google ToDoリスト パソコン版

パソコンからGoogle ToDoリストを開きたい場合は、GmailやGoogleカレンダーなどGoogleから出ているツールを開くと自動的に右に出るようになっています。

赤丸で囲ってあるマークをクリックすると画面が表示されるので、タスクを追加というボタンを押して、タスク名や詳細・期限などを打ち込めばタスクの作成が終了します。試してみた方は理解できると思いますが「たったこれだけの作業」でタスクの作成ができてしまいます。

またメールをそのままタスク化することが可能で、タスクに加えたいメールをドラック&ドロップをしてGoogle ToDoの画面に持っていくとタスクに追加することができます。よくメールを使ってクライアントなどとやり取りをしている方は、よく何をやるのか忘れてメールをチェックし直すことはありませんか? そのような手間を少しでもなくすために、タスクになりそうなメールはそのままタスクにすることであとで簡単に見返すことができるので、ビジネスマンにはオススメの使い方と言えるでしょう。

Google ToDoリスト モバイル版

Google ToDoリストをモバイルから使いたい場合は、アプリをダウンロードしましょう。

ダウンロードし終わってGoogleのアカウントとの同期が終わると、下記のような画面になるかと思います。(すでにタスクをパソコンなどで登録している方はタスクが表示されます。)

モバイル版からタスクを登録したい方は、もうお分かりだとは思いますが「新しくタスクを追加」というボタンを押していただくとパソコン版の時と同様にタスク名を入れる画面いなると思うので必要な情報を入力するだけです。

パソコン版とモバイル版は、デザインや使い方に関してもほぼ同じようになっているので、会社に出勤した時はパソコンから、会社外の時はモバイル版などと分けて使うようにオススメします。実際に筆者もGoogle ToDoリストを頻繁に使っていて、メールをタスク化できる機能は非常に役に立っています。

次項ではメリット・デメリットを詳しくみていきます。

Google ToDoリストのメリット

シンプルなので誰でも使うことができる

Google ToDoはエンジニアから営業の人まで誰もが利用できるようにシンプルなデザインになっています。タスクの登録の際も「新しいタスクを追加」というボタンを押して、タイトルなどを入力するだけで簡単に登録することができます。誰が操作しても利用できることが最大のメリットということができるでしょう。

タスクの細分化をすることができる

タスク管理に慣れていない方は、タスクを登録する際にタスクが大きくなってしまうことが多いですよね? そのような場合にタスクの細分化(サブタスク化)をすることができます。「サブタスクを追加」というボタンで簡単にタスクの細分化をすることができます。なのでGoogle ToDoリストを使う場合にはとりあえず今あるタスクを全部打ち出してから細分化していく方が簡単にタスク管理をすることができるでしょう。

アカウントを切り替えることで共有、また別のタスクもみれる

1アカウントごとにタスクを登録することができるので、共有のアカウントを作ってしまえば個人でタスクを処理するのではなく、全員で処理することができるようになります。また共有をしなくても上司が部下を管理する際にどのようたタスクを処理しているのかも確認することができるので簡単に情報共有をすることができます。

Google ToDoリストのデメリット

ウィジェットが実装されていない

特にAndroidのユーザーの方は不便に思うかもしれませんが、ウィジェットがありません。ウィジェットとはニュースや天気などを簡単に表した枠のようなものです。ウィジェットが存在していないためわざわざアプリを開いて確認しなくてはならずとても手間になります。なのでウィジェットに関しては早めの対応をしてほしいものです。

タスクの時間が指定できない

タスクはすぐに入力することができますが、時間の指定ができないため、タスク名の後ろに30分や1hなど書かなければなりません。もし時間設定をしたいときは、Googleカレンダーを利用しなければ指定することができないのその点が使いづらいです。ただタスク管理をするだけならとても使いやすいツール・アプリになっています。

タスクの共有がしにくい

先ほども紹介したようにタスクの共有をする場合にはGoogleカレンダーに対応させることが必要になります。また共有のGoogleアカウントを作って同時にGoogle ToDoリストを使えば可能ですが、少々手間でしょう。ただToDoとしてカレンダーに吐き出せば、時間もタスクも一気に管理することができるので多少我慢すればすぐになれるでしょう。

Google ToDoリストの活用方法事例

さて最後にGoogle ToDoリストを仕事だけではなく、「プライベートでも使いたい!」と思っている方にとっておきの活用法をご紹介したいと思います。

それは、「新しいリストを作成」することです。リストというのは言わばページのようになっているので新しいリスト作成することで違うページに移ることが可能になります。また新しくリストを作る作業も非常に簡単で、スマホやタブレットの1番左下にあるボタンをクリックしていただくと、「新しいリストを作成」と書いてあるところがあるのでそれをクリックして名前を入力しましょう。そのようにすることでタスクが1つも入っていない状態になったらリストの追加が完了している状態になります。
パソコン版も「マイタスク」となっているところをクリックすると「新しいリストを作成」となっているので同じように名前を入力してください。

今これで2枚のリストが存在していることになりますが、入れ替えたい際は、新しいリストを作成した時と同じで、スマホ版なら左下、パソコン版はマイタスクをクリックしていただけると下記のようになります。

あとは自分が管理したいリストを選択てください。

このように本気でGoogle ToDoリストを使いたいと思っている方は、リストを作成することでごちゃごちゃせずにタスク管理をすることができるのでぜひ試してみてください。

まとめ

いかがでしたでしょうか?
Google ToDoリストの利便性を理解してもらえたかと思います。Googleのツールは色々なツールとも連動していることが多いので単独で利用するのではなく組み合わせて使うことも面白いかもしれませんね。

ぜひGoogle ToDoリストを利用して効率よくタスク管理行なえるようになりましょう。