タスク管理

Googleカレンダーアプリでスケジュール管理・タスク管理の共有をスマートに!

みなさんは普段どのようにスケジュール管理やタスク管理を行なっていますか? 聞いて見たところ「スケジュール管理は手帳で、タスク管理はツールを使ってるよ」なんていう声が多く聞けました。わざわざ2つに分けるのって面倒ではありませんか?
今回は、スケジュール管理とタスク管理を同時に行なうことができる「Googleカレンダー(Google Calendar)」について詳しく紹介していきたいと思います。

Googleカレンダーをご存知ですか?

まずはそもそも「Googleカレンダー」をご存知でしょうか?

「Googleカレンダー(Google Calendar)」は、Google社が提供している無料のスケジュール管理・時間管理のwebアプリケーションとなっています。時間を30分や1時間など細かい時間設定をしながら使えるスケジュール管理やタスクを様々な色に設定することで見やすくできるタスク管理など様々な機能を備えているため昔から人気のスケジュール管理・時間管理ツールとなっています。

またパソコン版だけではなく、スマホ版とも連動しているのでいつでもどこでも管理できるのも人気のツールの一つの理由となっています。

Googleカレンダーを利用するためには、Googleのアカウントが必要になるため持っていない人はこちらからGoogleのアカウントをお作りください。
Googleアカウントを作成

またスマホにダウンロードしたいという方はこちらからダウンロードをしてください。
Appstore:ダウンロードはこちら
Googleplay:ダウンロードはこちら

Googleカレンダーでスケジュール管理

さて簡単でしたがGoogleカレンダーについて確認ができたところで、実際にGoogleカレンダーでスケジュール管理やタスク管理ができる方法について見ていきたいと思います。

スケジュール管理の方法は意外とシンプルで、Googleカレンダーの機能にあるスケジューリングを利用していきます。PC版とスマホ版とでスケジュール登録の仕方が違うのでそれぞれ紹介していきたいと思います。

パソコン版

パソコン版では下記のような画面になっています。

スケジュールの登録方法には主に3パターンの方法があります。

1つめは、①で示したような
右下にある+ボタンを押すことで追加する方法です。+ボタンを押すとより詳しくスケジューリングができます。時間や場所、リマインドなど様々な設定ができるのでぜひ試して見てください。

2つめは、②で示したような
登録したい時間のボックスを選択する方法です。選択するとタイトルを追加という画面が出るので、タイトルを入れてあげれば完成です。

2つめは、③で示したような
ドラック&ドロップする方法です。スケジュールを登録してあげたい時間からドラックして、止めたい時間までドロップしてあげると簡単にタスクを登録することができます。また違うところをドロップしていても、それをドラック&ドロップしてあげることで動かせることができます。

スマホ版

スマホ版では下記のような画面になっています。

スケジュールの登録方法には主に2パターンの方法があります。

1つめは、パソコン版と同様に右下にある+ボタンを押すことで追加する方法です。

2つめは、登録したい日付を軽くタップして右か左にスライドさせてあげると、1つ目と同じような画面が出てくるのでそこからタスクを登録してください。

スケジュール管理方法

さて本題のスケジュール管理方法ですが、2パターン紹介したいと思います。

まずは手帳のように管理したい人向けです。
手帳の様にパッと見て管理したいという方は、Googleカレンダーの表示を月表示にしてみてください。そのようにすると下記のような状態になるかと思います。

タイトルだけではなく、色も付けられるので仕事やプライベートで色を使い分けるのもいいと思いますし、そもそも仕事とプライベートではアカウントを変えてしまうという方法もあります。

次に紹介する方法は、この時間はこれ、あの時間はあれなどと言うように、時間ごとにわけて細かく管理したいという人向けです。
こちらもGoogleカレンダーの表示を週表示、3日、1日のどれかにしてみてください。そのようにした場合、時間が設定してある場合はきれいに表示してあるかと思います。ただ時間表示を一日にしていたりすると正しく表示されないことがあるので、そこが面倒な点になっています。また週表示、3日、1日の表示形式については、自分の好きな表示形式を選ぶようにしてください。

Googleカレンダーでタスク管理

さて次はタスク管理について見ていきましょう。
Googleカレンダーでタスク管理を行なう場合には、大きく2つのやり方があります。

スケジュール管理のようにタスクを管理する

まずは、スケジュール管理のようにタスクを管理する方法についてですが、先ほど紹介したような方法でスケジュールを登録します。その際にスケジュールをより分断して、何からやればいいのかなど事細かに時間ごとに区切るとスケジュール管理兼タスク管理ツールに様変わりします。ただ頭の中でタスクを細分化するのがとても面倒な点となっています。

Google ToDoリストを使う

2つめは、Google ToDoリストを使って管理する方法です。

Google ToDoリストは、Googleが開発した簡単にタスク管理が出来るツールとなっていて、「Google Tasks」ともよばれています。Google ToDoリストの表示のさせ方ですが、パソコン版であれば右の方に自然に出てきているので、アカウントの同期ですぐに使えるようになります。一方、スマホ版はGoogle ToDoリストをダウンロードしてGoogleカレンダーと同じアカウントを設定することで同期することが出来ます。

さてGoogle ToDoリストを使ったタスク管理方法についてですが、頭の中でタスクを細分化するのがとても面倒な作業を一度言語化して吐き出すことが出来ます。つまりわざわざ頭の中で細分化する必要がなくなるので、その分だけ作業の効率化につながります。なので筆者からすると、Google ToDoリスト使ったタスク管理方法をおススメします。
もう一度確認しますが、

  1. Google ToDoリストでタスクの言語化・細分化をする
  2. 言語化・細分化したタスクをカレンダーに振り分けていく

この2つの手順だけなのでぜひ試してみてください。

Googleカレンダーで共有

さてここまででスケジュール管理とタスク管理の方法について確認ができたかと思います。Googleカレンダーの本領はここからです。Googleカレンダーはチームのメンバーや個人間に簡単に共有できる機能を備えています。その機能について詳しく見ていきましょう。

自分の予定を相手に共有する

自分のカレンダーの予定やタスクを相手に共有したい場合は、
画面左にあるマイカレンダーという中から共有したいものに対してマウスオーバーをします。そのようにするとオーバーフローメニューと出てくるのでクリックをします。

次に設定と共有をクリックすると別の画面に飛ぶことが出来ます。その画面の下の方にある特定のユーザーとの共有の「ユーザーを追加」という部分に、共有したい相手のメールアドレスを入力し、閲覧権限など様々な設定をして送信をすることで自分の予定を相手に共有することが可能になります。

相手の予定を共有して確認する

次に相手の予定を共有して確認したいという方は、
こちらも画面左にある「友だちのカレンダーを追加」という場所に、共有して確認したい相手のメールアドレスを入力します。そうすると相手のカレンダーが追加されるので、カレンダー名の左にあるボックスをタップしてチェックをつけてあげると、相手のスケジュールと自分のスケジュールを同時に確認することが出来るようになります。

全体のスケジュールを共有する

全体でのスケジュールを共有したいと考えている方は、
画面左にある「友だちのカレンダーを追加」の横にある+ボタンをクリックすると新しいカレンダーと表示されるのでクリックしてください。一度カレンダーの名前などの設定を終えたら、作ったカレンダーの設定から自分の予定を相手に共有すると同じ工程の様に、特定のユーザーとの共有、閲覧権限を設定して送信をすれば作成完了となります。
全体でのスケジュールなので、閲覧権限を変更及び共有の管理権限にしておくことで、全員でスケジュールやタスクを追加することが出来るのでおススメです。

Googleカレンダーと連携できる最強ツール

Googleカレンダーを使って、スケジュール管理・タスク管理・共有の仕方などご理解していただけたかと思います。しかしGoogleカレンダーの機能はそれだけではありません!
そこでGoogleカレンダーと連携して使えるツールをいくつかご紹介したいと思います。

ガントチャートを使ってプロジェクト管理も!


上記のGANNTプランナーでは、Googleカレンダーをガントチャートに変えることが出来ます。Googleカレンダーをガントチャートとして表示することで、スケジュール管理をより楽に行なうことができ。プロジェクト管理においてはどこの段階で詰まっているかなど瞬時に確認することが出来るようになります。
価格については、フリーランサー&スモールチームは月$19、15人のユーザーは月$49、30人では月$99となっています。ただし30日間の無料のお試し期間があるので試してみたい方は上記写真をクリックしてください。

カレンダーをG-calizeで色鮮やかに

G-calizeというツールは、Googleカレンダーで、曜日の文字色や背景色を自分好みの色に変更することが出来ます。例えば土曜日なら水色、日曜日ならピンクというようになっていた方が見やすいですよね? このようにG-calizeでは自由に色をカスタマイズすることが出来るのでおススメです。
使ってみたい方はこちらから!

またGoogleカレンダーに使える他のツールに関しては、別の記事でご紹介したいと思っています。

作業の効率化を測りたいなら

今までスケジュール管理とタスク管理を別々のもので管理していた人は、Googleカレンダーを使えば何分、いや何時間もの作業効率化に繋がることをご理解いただいたでしょうか? 1つにまとめることによって今まで無駄にかけていた時間をなくすことができます。またその時間を使って新しい仕事や顧客との時間を増やすなど様々な効果が期待できるでしょう。

ただ中にはスケジュール管理とタスク管理を別々に分けて管理したいという人もいるでしょう。もちろんその気持ちもとても理解できます。作業効率化したいけどどうやってやればいいのかわからないという方、または何かを変えなくてはならないと思っている方はぜひ1度Googleカレンダーを使ってのスケジュール管理・タスク管理に挑戦して見てはいかがでしょうか? 挑戦あるのみです!

まとめ

いかがでしたでしょうか?
Googleカレンダーを使ってのスケジュール管理、またはタスク管理について少しでも理解していただけたのではないでしょうか。Googleカレンダーには他にも使いやすくなるような機能をたくさん備えています。今後もGoogleカレンダーについての記事を書く予定ですのでその際はぜひ参考にしてください。