タスク管理

メールでタスク管理したいならGmail×Google ToDoリストのコンビ

普段ビジネスでの連絡手段は何を使っていますか? おそらく電話やメールなどを使って連絡を取っている方が多いと思います。特にメールはビジネスの場には無くてはならないツールになりました。
メールのやり取りをしていく中で、仕事が発生する場合があります。そのような時にタスクとしてメモしておこうと思っても、結局面倒なので忘れてしまい、プロジェクトに穴が生まれる、、なんてこともあるのではないでしょうか?

そこで今回はメールでタスク管理を簡単にしたいというビジネスマンに向けてGmailを使って簡単にタスク管理できる方法について紹介をしていきたいと思います。

メールでタスク管理をする人が少ない理由

まずはメールでタスク管理をする人がなぜ少ないのか、理由を探っていきたいと思います。

一般的にタスク管理と言えばあなたなら何を思い浮かべますか? おそらく手帳やメモ、アプリやツールなどと浮かんだ人が多いのではないでしょうか。メールを使用してタスク管理するという方はあまりいないでしょう。このようにそもそもメールを使ってタスク管理するという概念自体を持っている人が少なく、また違うツールを使って管理すればいいやと思っている人が多いためメールでのタスク管理をする人が少ないのだと予測することが出来ます。

ただ日ごろからメールを使って取引先と連絡を取っているビジネスマンの方からすると、来たメールを開いて、連絡を取っている中で生まれたタスクを手帳やメモ、ツールに移すのはとても面倒で不満を感じる人が多いのではないでしょうか。特に自分はスマホを使用するときに大きな不満を感じていて、パソコンの場合だったら画面をそれぞれ半分にして目で見て移すことが出来るかもしれません。

一方スマホの場合、画面を小さくして半分にすることが出来ないので、確認→記入→記入と手数が多いのでストレスに感じます、おそらく筆者と同じような気持ちの方は多いと思います。そのような状況を打開すべく、様々なツールを試していった結果、メールでタスク管理することのできる「Gmail」に行きつくことが出来ました。事項ではGmailについての紹介をしていきたいと思います。

メールでタスク管理するならGmailがおすすめ

メールでタスク管理をするならGmailがおススメです。正確にいうとGmailとGoogle ToDoリストを合わせて使うことによって効果を最大限まで引き出すことが出来ます。詳しい説明をする前に、簡単にGmailの機能やメリットについて見ていこうと思います。

Gmailの機能説明

GmailはGoogleが提供しているメールサービスです。Googleのアカウントさえあればだれでも簡単に利用することが出来ます。主としてはメールの送受信を行うことですが、自分はそのほかにも携帯とNotesを同期させることで、どこからでもメモとしてテキストを作成することも可能です。また取っておきたい画像を下書きに置いておくことなど様々なことがGmailでは可能です。

Gmailのメリット

パソコン、スマホやタブレットどれからでも利用可能
Gmailはパソコン・スマホ・タブレットどれからでもネット環境さえあれば利用することが出来ます。スマホ版ではiPhone、Androidそれぞれに専用のアプリがあるので、chromeやsafariなどからGmailを開く手間が省けます。どこからでも、どの環境からでも使うことが出来るのは誰にとってもありがたいことです。

クラウド管理なので携帯をなくしても大丈夫

スマホや携帯専用のメールを使っている場合、携帯をなくしてしまうと見れなくなる、復旧に時間がかかることが多いです。一方Gmailはクラウドで管理をしているためネット環境さえあればログインするだけでメールを確認することが可能です。そのため機種変更する際の引継ぎをする必要もなくなります。基本的なメールを全部Gmailにしてしまえば作業の効率化にもつながります。

検索機能が大変優れている

Gmailは検索機能が大変優れています。クラウド管理なのでメールの履歴がすべて保存されているため、ふと「あの資料もう一度見直したいなぁ」と思ったときにも、上からメールを探すのではなく、キーワードを入力することで簡単に見つけ出すことが出来ます。またメールだけではなく、スプレッドシートやドキュメントの検索も同時にすることが出来ました。スプレッドシートやドキュメントの説明については今後行います。

15GBと大容量

何もしなくても15GBを初めから利用することができるので、まず容量がいっぱいになることはないでしょう。自分も大学生時代の論文や画像などを下書きに保存していますが、それでも0.10GBしか使っていません。とにかく大容量なのでとりあえずGmailにデータを移しておけば問題はありません。

これだけ使えるのに無料!!!

ここまで様々なメリットを語ってきましたが、これだけのメリットがあるのに関わらず全て無料で利用することが可能です。利用するためにはGoogleのアカウントを発行することが必要ですが特に面倒ではなく簡単です。今後Googleのアカウントの作り方についても記事化するので楽しみにしておいてください。

Gmail×Google ToDoリストでタスク管理を楽に

簡単にGmailについて確認ができたところで、Gmailを使ってタスク管理する方法について説明をしていきたいと思います。

先ほども述べましたが、厳密にはGmailとGoogle ToDoリストを合わせてタスク管理する方法になります。Google ToDoリストについて詳しく知りたい方は、「Googleで1番使いやすいタスク管理アプリ・ツールといえばGoogle ToDoリスト!」を参考にしてください。

タスク管理の方法は、Gmailを開くとおそらく下記のような画面になるかと思います。

一番右側の3つ目が何回も出てきているGoogle ToDoリストになります。さてここからどのように管理をしていくかというと、まずはGoogle ToDoリストをクリックして下記の画面のようにして下さい。

ここまで出来たら、次はタスク化したいメールをドラックをします。

あとはToDoリストにドロップをしてあげるだけで、簡単にタスクとして登録することができました。このような感じでタスクになっているメールを続々とToDoリストの方に移していきます。また途中でどのようなタスクかわからなくなってしまった時は、ToDoリスト内にあるメールの記号をクリックしてあげると、

左にタスク化したメールが出てくるので、わざわざ探す手間を省くことができます。

このようにメールでタスク管理をする場合は、Gmailを使い、なおかつGoogle ToDoリストを併合して使うと、タスクとなっているメールを簡単に管理することができます。このようにすることで仕事のミスがほとんどなくなります。メールで頼まれた仕事を忘れてしまうような人にはおススメできるタスク管理術になります。

タスク管理はツールを使って効率的に

わざわざGmailやGoogle ToDoリストなどのツールを使ってタスク管理をするのは効率化を図るためです。筆者も今までは手帳や紙などでタスク管理をするのが当たり前で、使いやすいものだと思っていました。ただ年を重ねるにつれてタスクの数が膨大化していったため、書いてタスク管理をすることがとても億劫になってしまいました。そのような状況で出会ったのがツールやアプリで、どのような時でもメモのように思い立ったらタスク化することができました。そのようにしてからは自分の作業を細かくタスク化していくことで、どれから手を付ければいいかなどの優先順位も考えることができ、生産性向上にもつながったと思っています。

なのでまずはタスク管理をしていない方は、今日からでも遅くありません。タスク管理を始めましょう。また、手帳やメモなどアナログなもので管理している人はデジタル化を進めましょう。「どうせデジタルなんて使いづらいだろ」などと思っている方はまずは試してみてください。山のようにタスクを生産し、それを順序付けて処理していくことは大変すがすがしい気持ちになります。「2019年おススメのタスク管理ツール・アプリを比較する【無料トライアルあり】」におススメのタスク管理ツール・アプリを紹介しているので気になった方はぜひ一度参考にしてみてください。

まとめ

いままでメールを使ってタスク管理をするという考えがなかった方は1度でいいので試してみてください。GmailとGoogle ToDoリストを使うとこれほど楽にタスク管理できて、効率化することができるのかと驚くはずです。Googleのツールは非常に使いやすいものが多く、ツール同士のコンビネーションで効率化の方法の幅がさらに広がります。今後ともGoogleのツールを使って効率化できるものはこれからも発信していく予定なのでその際はぜひご覧ください。