タスク管理

タスク管理用エクセルテンプレート12選!作業効率3倍UPの工程表

ビジネスの現場では、複数のプロジェクトが同時に行われることも珍しくはありません。また、1人でできる仕事は限られており、多くの場合は、チームを組んでプロジェクトを回していくので、1つのプロジェクトに多くの人が関わることになります。
そうした場合に、情報を一元化してプロジェクトに関わるメンバーに共有することや一人当たりの作業効率を高めるためにタスク管理を行うことは欠かせません。

そこで今回は、私たちにとって馴染みのあるエクセルを使って作業効率を大幅にアップさせるタスク管理方法についてご紹介します。

タスク管理とは

一言でタスク管理と言っても、そこには様々な手法や考え方が存在します。タスク管理とは何かについて理解するために、まずはタスク管理という言葉の意味について確認してみましょう。

英語の「Task」を日本語に訳すと「仕事」や「作業」という意味になります。また、タスクという言葉の語源には、コンピュータ用語が存在しており、「パソコンが処理する作業の最小単位」という意味を持ちます。

いつの間にか仕事や作業といった意味を含む言葉として「タスク」という用語が、ビジネスの現場でも使われるようになり、ビジネス用語として定着してきました。つまり、タスク管理とは仕事や作業を管理することと言い表すことができます。

タスク管理の現状と課題

現代では、少子高齢化による人口減少や団塊世代の定年退職を受けて、どの企業においても人手不足が深刻な問題となっています。特にIT技術職など人手が足りていない分野では、1人に割り振られるタスク量が増加しているにもかかわらず、一つのタスクにかけられる時間が少なくて処理が間に合わないということが大きな問題となっています。

1人に割り振られるタスクが増加すると、一つずつこなしていくのでは間に合わないのため、1人で複数のタスクを同時に進行させていく必要があります。いわゆる「マルチタスク」を行うスキルが求められます。しかし、「マルチタスク」を行うことは、想像以上に高度なタスク処理スキルが必要なので、正しい方法で行わなければ、逆に非効率な仕事の進め方をしてしまう可能性があります。

「少しくらい非効率でも問題ないじゃないか」という声もあるかもしれませんが、たった10分の無駄な作業を30日続けると、約1ヶ月で5時間を無駄にしている計算になります。

こうした社会の現状を踏まえると、効率の良いタスク管理を行うことは生産性を上げるためにも、タスクをしっかりと処理していくためにも非常に重要だと言えます。タスク管理の仕方をしっかりマスターしているだけで、ビジネスシーンにおける作業効率は大幅に変わってきます。デキるビジネスパーソンとしての一歩を踏み出し、快適なビジネスライフを送るためにも、まずはタスク管理の方法について学び、効率の良いタスク管理を実行しましょう。

継続する効果的なタスク管理をする上で重要なこと

タスク管理では「直感的でわかりやすく、使いやすい」ということが最も重要です。例えば、メモ感覚で簡単に必要事項やスケジュールを記入できたり、タスクの内容を一目で把握できたり、という機能が備わっているということが望ましく、また、それらの情報が一元管理できるとより良いと言えます。

これまで何度かタスク管理にチャレンジしたけれど、結局続かずに断念してしまったという人は多いと思います。そういった人の特徴として、1からタスク管理の方法を構築しようとしたり、見るからに煩雑なタスク管理方法を導入してしまったりという問題点が挙げられます。

こうした「タスク管理続かない族」が生まれてしまうのは、タスク管理手法を選ぶときに「使いやすさ、簡便さ」という観点が抜けてしまっていることが原因です。
例えると、タスク管理は「歯磨き」のようなもので毎日行う作業です。つまり、継続する効果的なタスク管理をするためには、タスク管理を「習慣化」することがとても大切です。

皆さんも心当たりがあるかもしれませんが、人はめんどくさいことは続かないという特徴があります。あなたも何か新しい取り組みを始めたときに「めんどくさいな」と思って投げ出してしまった経験があるのではないでしょうか?

では、タスク管理を習慣化させるにはどうすれば良いでしょうか?

それは「最初の一歩を簡単にすること」です。タスク管理で言えば、上記でお伝えした通り、気軽に必要事項や作業内容をメモできたり、それらの情報を自動的に一元管理できるということが重要です。
これらの機能を踏まえたタスク管理方法としておすすめなのが、エクセルを使ったタスク管理です。エクセルのタスク管理テンプレートを使って効果的なタスク管理を行ってみましょう。

またExcel以外でのタスク管理方法もお探しの方は「2019年おススメのタスク管理ツール・アプリを比較する【無料トライアルあり】」で、いくつもツールやアプリの紹介を行っているのでこちらもぜひご覧ください。

エクセルで効率的にタスク管理を行おう

すでに世の中では、エクセルを使ったタスク管理手法が出ているので、なんとなくイメージができる方も多いかもしれません。一般的なものは「一覧表」のような形式ですね。

しかし、最近では「ガントチャート」が再び注目を浴びています。ガントチャートは、タスクの進捗を即座に把握できることを目的に作られた図(チャート)であり、プロジェクト管理やスケジュール管理、作業の進捗を管理する上で欠かせないものとなっています。すでに、様々なフリーソフトも出回っているので誰でも簡単に利用することができます。エクセルに、このガントチャートを組み込むことで、簡単にタスク管理を行うことができます。

エクセルでタスク管理を行うメリット

エクセルでタスク管理を行う最大のメリットは「カスタマイズのしやすさ」にあります。エクセルなら、自分の好きなように項目を追加したり、フォーマットを変えることが可能です。

タスク管理を続けていると「もっとこうした方がいいな」「このやり方の方が自分に合っているな」という新しいアイデアが出てくると思います。そうした場合に、エクセルなら簡単に自分流にカスタマイズすることが可能です。最近では、ツールやアプリなども流行っていますが、カスタマイズできるという点においてエクセル以上に使いやすいタスク管理ツールはないと言っても良いでしょう。

さらに、エクセルの関数やリンク機能を使えば、それぞれのタスクを紐付けすることが可能です。これによりファイルを一元管理することができます。また、複数人で共有してタスク管理を行いたいという場合は、Googleスプレッドシートを使うことで簡単に共有してタスク管理を行うことができます。

エクセルでのタスク管理におすすめなテンプレート12選

エクセルでガントチャートを1から作成するのはとても手間がかかります。その時間があれば、たくさんあるタスクを終わらせたり、プロジェクトを進めたりと実際の仕事に時間を使いたいですよね。

でも大丈夫です。エクセルでタスク管理をする際に使えるテンプレートをここに集約させました。自分でカスタマイズしやすいシンプルなテンプレから、マクロを利用して自動化されているタイプのものまで様々ご用意しています。
自分に合ったテンプレートを利用して効果的なタスク管理を行ってみてください。

1.Excel Pro 工程表(フリープラン)

URL:http://www.syswat.com/soft/ep05kote.html
1ヶ月、3ヶ月、6ヶ月、12か月の工程表を簡単に作成することができます。工程名と施工期間を入力するだけで全体のシートに反映されるので再入力の手間を省くことができます。また、予定日と実施日を管理できるので、タスクごとに一目で進捗状況を把握することができます。
※工程表の開始日と終了日を入力すると実施期間が自動的に表示されるようになっています(図:赤矢印、青矢印)。
とても使いやすいですが、VBAマクロが含まれているので表記内容の変更ができないというデメリットがあります(フリープラン)。このままでもタスク管理表として十分利用できますが、もっとアレンジして使いたいという人は、フリープランではなく、自分なりにカスタマイズして利用できる正規版がおすすめです。自分に合ったプランを選んでタスク管理を上手に行いましょう。
ちなみにフリープランでも有料並みの機能を備えているということだけは念押ししておきます。

2.Hotateの苦悩

URL:http://popleaf.jp/hotate/tag/excel/
個人的におすすめなテンプレートはこちらです。シンプルで操作性に優れているので、Excel Proと同様に初心者の方にも使いやすい工程表です。
タスク管理を行う際は、WBSと書かれたスケジュールシートにプロジェクト名と開始日、そして完了日を記載すれば、あとは対応する日数に反映されて自動的にバーが継ぎ足されるという仕様になっています。
2枚目のConfigシートに開始日と稼働日を設定したり、除外したいスケジュールがあれば非稼働日を入力することで自動的に除外してくれたりと便利機能が備わっています。
基本的には、項目を入力するだけの直感的な操作でエクセルの工程表が作成できるので初心者の方には是非使っていただきたいです。
具体的な使い方も、上記サイトに記載されています。

3.Red Warrior(3S-HACKS!)

URL:http://redwarriorhacks.blog41.fc2.com
タスクの優先度ごとに並べ替えて表示できるので、操作性は抜群です。全て関数のみで作成されており、自分の使いやすいようにカスタマイズすることも可能です。タスク管理はもちろん、スケジュール管理にもおすすめできるエクセルテンプレートです。

4.簡単!Excel工程表(フリーウェア版)

URL:https://www.vector.co.jp/download/file/win95/business/fh665857.html
こちらは関数が組み込まれていないタイプのエクセルテンプレートです。チャートを作成するためのアドオンをエクセルに追加することで作図を可能にしています。自由にカスタマイズすることができ、操作性に優れているのが特徴です。下書きや手書き用のテンプレートとしてもおすすめです。

5.feedsoft

URL:http://www.feedsoft.net/template/tplate/ganttchart.html
ある程度エクエルの知識が豊富な人におすすめのテンプレートです。というのもこちらのテンプレートでは自分でマクロ・VBAを設定する必要があります。自分で自由にカスタマイズしたいという人は是非利用してみてください。「日程管理表ガントチャート」「プロジェクトガントチャート」「進捗管理」の3つのテンプレート用意されています。

6.Microsoftのテンプレート

URL:https://templates.office.com/ja-jp/Search/results?query=タスク管理
エクセルを生み出したMicrosoft社のテンプレート集です。今回は「タスク管理」というワードで検索したテンプレート集をリンクしています。タスクを一覧で表示し一元管理できるテンプレートや細かいタスクごとの進捗状況が表示されるテンプレートなど、幅広いラインナップが揃えられているので、好みに合わせてテンプレートを選択することができます。

7.ExcelApps

URL:https://exl-apps.jimdo.com/ガントチャート-free/
WBSとタスクの工数、先行関係を入力することでリアルタイムにガントチャートに描画してくれるテンプレートになっています。色などの変更は簡単にできますが、マニュアルが付属しており、少し複雑な内容になっているのでカスタマイズは難しいかもしれません。しかし、「がんすけ」や「ガントプロジェクト」などのフリーソフトの使いづらさを背景に作成されたタスク管理テンプレートなので、非常に高精度なテンプレートになっています。
※WBSとは、Work(作業を)Breakdown(分解して)Structure(構造化する)の頭文字をとった用語で、プロジェクトを構成する各作業を分解して構造化する手法のことです。

8.ガントチャートforExcel

URL:https://www.vector.co.jp/download/file/win95/business/fh612278.html
日、週、月、年と細かくシートが用意されており、工程を期間ごとに細分化して管理できるテンプレートとなっています。分類や担当ごとに工程を分けて表示したり、階層化して管理することも可能です。

9.ONOCOM

URL:http://onocom.net/blog/【office】excelの条件付き書式設定を多用した工程管理・/
ONOCOMのエクセルテンプレートはマクロや関数が使われていないものなので、自分で開始日や終了日を入力したり、バーを描いたりする必要があります。その分、とてもシンプルな作りになっているので、自分でカスタマイズしたいという人には良いテンプレートです。

10.タスク管理表のテンプレート・Excel

URL:https://www.office-template.net/template/657
エクセル初心者におすすめなとてもシンプルで簡単に使えるエクセルテンプレートです。ToDoリスト、スケジュール表などとしても利用することができます。もちろん、必要に応じて編集を加えることが可能なので、自分なりにカスタマイズして使ってみてはいかがでしょうか?
上記の引用元サイトでは、シンプルで使いやすいテンプレートがたくさんご紹介されているので、以下にリンクを貼っております。タスク管理表をお探しの方は、是非、一度アクセスしてみてください。
URL:https://www.office-template.net/keyword/スケジュール表

11.ITレシピ

http://mitsuyahiromi.sakura.ne.jp
初めてでも使いやすいテンプレートです。タスクと進捗を入力するだけで使うことができ、動画での操作説明も付属しています。

12.開発マイルストーン

http://zudajijp.zouri.jp/km/
開始日と日数を入力するだけの簡単操作でガントチャートが自動生成されます。日単位、週単位、月単位と細かく期間設定ができ、その他豊富な機能が充実しているテンプレートです。

まとめ

いかがでしたか?
今回は、タスク管理に使えるエクセルのテンプレートを12選ご紹介しました。初心者の方向けのものから、エクセル玄人向けのものまで、バリエーションは豊富に用意しております。
一人で複数のタスクを処理しないといけないビジネス環境になりつつある今、アナログな手法でタスクを管理することは難しくなってきました。これからのビジネスパーソンには、タスクを上手に管理し、うまく処理していくスキルが必要不可欠です。
今回、ご紹介した12のテンプレートを参考にして、効率的なタスク管理を身につけて頂けたら幸いです。

参考サイト

dropbox:
https://navi.dropbox.jp/construction-schedule-excel
チームハッカーズ:
https://teamhackers.io/excel-for-task-management
IT情報局:
https://chusho-it.net/post_chart.html